Buyer Group Facilitair en Circulaire Bedrijfsvoering levert handreiking op en gaat kennis delen in community
In de Buyer Group Facilitair en Circulaire Bedrijfsvoering werken verschillende private en publieke opdrachtgevende organisaties samen aan een circulaire visie en strategie. Om dit voor elkaar te krijgen, heeft de Buyer Group een handreiking opgesteld en gaan de deelnemende partijen dit jaar samen aan de slag in een community. Klaas van der Sterren van Rijkswaterstaat is opdrachtgever van deze Buyer Group en vertelt meer.
‘Facilitair management is best een breed begrip. Het gaat om het faciliteren dat medewerkers, bijvoorbeeld op kantoor, hun werk kunnen doen. Als het gaat om circulair dan hebben we het over spullen, dus alles wat daar te vinden is: van de planten tot ict en van de meubels tot de koffie. Wat in deze Buyer Group anders is dan bij andere Buyer Groups, is dat we ons niet richten op één productgroep of categorie, maar meer op al die faciliteiten en vooral ook hoe je dat binnen je organisatie organiseert en borgt.’
Volgens Van der Sterren doen leden van de Buyer Group dit door te kijken naar de bedrijfsvoering en het beleid. ‘De centrale vraag hierbij is: hoe gaan we ervoor zorgen dat we circulaire doelen halen? Deze doelen kunnen inkopers niet alleen halen, hiervoor is het nodig dat je ‘hoger’ in de organisatie zit en dat het onderdeel wordt van de besluitvorming.’
Grote ambities op korte termijn
Hier ligt tegelijkertijd de uitdaging, weet Van der Sterren. ‘Veel bedrijven en organisaties willen in 2030 hun materiaalgebruik hebben gehalveerd of zelfs helemaal klimaatneutraal zijn. Het zijn flinke ambities op korte termijn, maar als je naar de bedrijfsvoering kijkt zijn deze ambities niet doorvertaald. Kortom, er zijn nog geen duidelijke afspraken om die doelen te halen. Veel organisaties moeten het dan ook hebben van groene ambassadeurs. Zij hebben goede intenties, maar het lukt ze niet altijd om dit om te zetten. Dat heeft er ook mee te maken dat de niet-duurzame variant op dit moment nog goedkoper is dan duurzamere alternatieven.’
Om een poging te doen dit op te lossen, werkt de Buyer Group samen met veel verschillende partners. Op deze manier kunnen uitvragen op een uniformere manier naar de markt, waardoor duurzame producten ook weer goedkoper worden. ‘Het begrip duurzaamheid kun je op heel veel verschillende manieren uitleggen. Als iedereen zijn eigen kleur groen aan duurzaamheid geeft, maakt dit het voor de markt lastig om met goede circulaire diensten of producten te komen. Dat is precies waarom we in deze Buyer Group met meerdere opdrachtgevende organisaties samenwerken. Door samen duidelijke afspraken te maken en verschillende begrippen, zoals circulariteit, goed af te bakenen, heb je een eenduidig verhaal naar de markt. Als je dit met een grote groep doet, is het een duidelijk signaal. Zo weten marktpartijen beter waar ze aan toe zijn en hoeven ze niet allerlei verschillende smaakjes aan te bieden. Ook kunnen ze hierdoor gerichter innovatiebeleid uitvoeren.’
Beter samenwerken met de markt
Een andere manier om opdrachtgevers en marktpartijen beter samen te laten werken, zijn marktconsultaties waar beide partijen samenkomen. ‘Dit wordt nog weleens vergeten: een aanbesteding kan best ingewikkeld zijn. Het is een juridisch proces. Het is niet wenselijk als opdrachtgevende partijen tegen de markt zeggen “wij hebben de wijsheid in pacht, manoeuvreer maar.” Dan mis je kansen omdat je de blik sluit voor interessante duurzame aanbiedingen. Door samen te gaan zitten en informatie bij elkaar in te winnen, is er veel meer mogelijk.’
En de bedrijfsvoering? Hoe zorg je ervoor dat circulariteit onderdeel wordt van de dagelijkse praktijk? Van der Sterren: ‘Hierin zijn we ook nog zoekende. Bedrijfsvoering, vooral bij grotere organisaties, is geprofessionaliseerd op een lineair model. Een voorbeeld hiervan is automatisch inkopen als een investering (bijvoorbeeld bureautafels) financieel zijn afgeschreven. Of aan het eind van het jaar nog snel iets inkopen omdat het budget op moet. Dat is natuurlijk van de zotte. Stel jezelf regelmatig de vraag of je dat thuis ook zo zou doen. Voor een circulaire bedrijfsvoering moet je dwars door die kokers heen. Doe een 0-meting en leg die naast de ambitie van je organisatie. Ga dan het gesprek aan met concrete verbetersuggesties. Probeer op alle lagen van je organisatie iemand verantwoordelijk te krijgen en deze met elkaar te laten samenwerken.’
FM community Circulaire Bedrijfsvoering
Vanaf 2024 gaat de Buyer Group verder onder de paraplu van de FM Community Circulaire Bedrijfsvoering. Binnen die community stromen ook facilitaire marktbedrijven in die in 2023 een koplopergroep vormden. Doel van het tweejarige programma is een gezamenlijke missie neerzetten en als beweging de stap naar buiten te zetten. Ben je inkopende organisatie, of ben je een facilitaire dienstverlener en wil je meedoen, meld je dan aan via het contactformulier.