Pionieren in het circulair inkopen van meubels

Nieuwsbericht | 20-03-2024 | 13:38

Noors pilotproject: 'Behoud wat we hebben' 

Duurzaamheid was nooit prioriteit bij het Noorse agentschap (DFØ), totdat er een afdeling kwam voor groene overheidsopdrachten (GPP). De DFØ en het Noorse bureau voor digitalisering zijn een pilotproject gestart om de meubelinkoop van organisaties te veranderen. “Het doel van de pilot was om te behouden wat we hebben, dus bestaand meubilair hergebruiken of herontwerpen. Pas als het ècht niet anders kan, schaffen we nieuw, milieuvriendelijk en circulair meubilair aan. Zo voorkomen we ook onnodige uitgaven aan nieuw meubilair”, zegt Tangene, adviseur groene overheidsopdrachten bij DFØ. “We hebben al onze bureaus, bureaustoelen en opbergkasten kunnen hergebruiken. De resultaten zijn tot nu toe veelbelovend.”  

Drie aanbestedingen van DFØ 

Voor deze pilot heeft DFØ drie aanbestedingen uitgeschreven. Eén daarvan was een raamovereenkomst voor nieuw meubilair. In die raamovereenkomst draait het om drie principes: het bevorderen van een lange levensduur, gesloten materiaalkringlopen en schone kringlopen. De tweede raamovereenkomst was voor gebruikt meubilair en de laatste voor herinrichtingsideeën. 

“Voor de eerste overeenkomst hebben we verschillende voorwaarden opgenomen, zoals 5 jaar garantie, certificaten voor productkwaliteitstests op basis van erkende methoden, robuustheid van textiel, beschikbaarheid van reserveonderdelen en informatie over reparatie en onderhoud”, zegt Tangene. “Voor de tweede overeenkomst moest de leverancier onderdeel uitmaken van een afvalverwerkingscoöperatie voor verantwoord afvalbeheer. En voor de derde overeenkomst hebben we ons gericht op de naleving van de lijst met chemicaliën in de Europese REACH-verordening (Registration, Evaluation, Authorization and Restriction of Chemicals). Verder was de eis dat chroom en nikkel niet in de cyclus aanwezig waren.”  

De belangrijkste lessen

 “We kwamen erachter hoe belangrijk ondersteuning vanuit de leiding is. De partijen die bij het project betrokken waren, kregen onvoldoende tijd of capaciteit om de veranderingen goed door te voeren.” Beter leiderschap vanaf de start zou een effectieve en efficiënte strategie hebben opgeleverd. Dus de les is hier om goed en op tijd te plannen. Je moet ook van tevoren goed afstemmen met verschillende leveranciers, want zij hebben behoefte aan voorspelbaarheid. “Als je tweedehands meubels wilt kopen, kun je dit niet pas twee maanden van tevoren doen. Hetzelfde geldt voor reparatie en herontwerp: communiceer veel eerder dan je gewend bent met een gewone leverancier van nieuwe meubels.” 

Nederlands pilotproject: ‘ontwikkel een circulair showcaseproduct’ 

De gemeente van Groningen streeft ernaar om in 2030 afvalvrij te zijn. Het plan is om de afvalstromen van de stad te verminderen en afval om te zetten in grondstoffen. De gemeente heeft hiervoor een pilotproject opgezet onder de naam ‘Gronings Goud’. De focus ligt op hergebruik van textiel voor de herstoffering van bureaustoelen. Daarnaast heeft de gemeente zichzelf als doel gesteld om een showcaseproduct te ontwikkelen dat kan dienen als voorbeeld voor de circulaire economie.  

De pilot leunt op de samenwerking van meerdere belanghebbenden. Die samenwerking bestaat uit Vepa, een leverancier van kantoormeubilair, en twee sociale ondernemingen, GoudGoed en ReBlend. Het proces werkt als volgt: GoudGoed zamelt gebruikt textiel in en sorteert dit samen met ReBlend. ReBlend versnippert het gesorteerde textiel, spint er garen van en weeft vervolgens stoffen van deze versnipperde materialen. Het ingezamelde textiel wordt verwerkt tot stof, waarmee Vepa bureaustoelen voor de gemeente Groningen herstoffeert.  

De case study en een video over het project Gronings Goud kunt u op de projectwebsite van Procirc vinden. 

Over de oorsprong van het Nederlandse pilotproject 

Carolina Vogel, projectleider van het Nederlandse pilotproject, zegt hierover: “We zijn begonnen met een marktoriëntatieonderzoek. Daaruit kwam naar voren dat meubilair de meest geschikte sector is voor circulair aankopen”. De projectgroep zette vervolgens een aanbestedingsvraag uit. Op deze vraag reageerde drie marktpartijen. “Voor de tweede fase vroegen we deze drie partijen een casestudy te ontwikkelen”, vertelt Hendrik Jan Withag, adviseur op het gebied van faciliteitbeheer. De partijen kregen informatie over een kantoor, het meubilair erin, het aantal vierkante meters, de mensen die er werken en hun behoeften. Uitgangspunt was zoveel mogelijk bestaande materialen te gebruiken. “De casestudy was cruciaal, omdat het ons liet zien welke partijen de juiste mindset hebben om circulaire ideeën in de praktijk toe te passen.” 

Transparantie, geduld en vertrouwen 

Voor veel organisaties is circulair inkopen nieuw. Het betekent vaak het loslaten van bekende manieren om dingen te doen. Om circulair inkopen tot een succes te brengen, moet je volgens Vogel en Withag transparant, vertrouwend en geduldig zijn. “De waarheid is dat we nog niet precies weten waar we naartoe gaan”, zegt Withag. “Dus wees zo transparant mogelijk.  

Het vergt ook geduld. Omdat alles nieuw is, kost het soms tijd om nieuwe processen en methoden te integreren.” 

Vlaams pilotproject: ‘een hefboom op de markt’ 

Ook in België was het doel om de hoeveelheid kantoormeubilair die bij het afval belandt te verminderen. Dus startte het agentschap Facilitair Bedrijf van de Vlaamse overheid een pilotproject. Onderdeel van het pilotproject was een systeem om de meubelbehoeften van de verschillende overheidsinstanties te coördineren. Sommige overheidsinstanties hebben een overschot aan meubilair, andere hebben juist meubels nodig. “Hiervoor moesten we een partner vinden die de inzameling, opslag, renovatie, distributie en verkoop van overtollig meubilair kon organiseren”, zegt Alexander Lemmens, jurist bij het Facilitair Bedrijf. “We hopen dat ons bureau als hefboom op de markt kan fungeren. Het zou mooi zijn als deze pilot de katalysator wordt voor renovatie van meubilair in Vlaanderen.” 

Het Belgische aanbestedingsproces

Het vinden van een partner voor de pilot was niet eenvoudig. “We wisten bijvoorbeeld dat enkele grote spelers in nieuw meubilair al ervaring hebben met hun eigen meubilairrenovatie, terwijl kleinere spelers uit de sociale sector goed zijn in renovatieklussen op maat, maar niet groot genoeg om dit soort contracten in hun eentje uit te voeren.” Uiteindelijk heeft slechts één leverancier een offerte ingediend, Nearly New Office Facilities (Nnof). Nnof werkt met verschillende onderaannemers samen. Veel daarvan zijn kleine bedrijven die mensen in dienst hebben met een afstand tot de arbeidsmarkt, bijvoorbeeld mensen met een beperking of mensen die langdurig werkloos zijn. 

Meubels opslaan en uitwisselen 

De pilot van het agentschap Facilitair Bedrijf bestaat uit twee innovatieve raamovereenkomsten voor circulair kantoormeubilair. Eén van de innovaties is het kredietsysteem. Overheidsinstanties die overtollig meubilair in het systeem invoeren, krijgen een tegoed dat ze kunnen gebruiken om meubels te kopen via hetzelfde systeem – direct of op een later tijdstip. Dit voorkomt niet alleen dat meubels worden verspild, maar vermindert ook de uitgaven aan nieuw meubilair. 

Een ander innovatief element van deze opzet is dat het meubilair niet alleen wordt aangeboden aan andere overheidsinstanties, maar ook aan andere organisaties. Nnof wordt de juridische eigenaar van het meubilair zodra het is opgehaald en opgeslagen. Omgekeerd haalt Nnof ook meubels op bij andere organisaties, die ze vervolgens weer kunnen aanbieden aan overheidsinstanties.  

Meubels renoveren en vernieuwen 

De tweede raamovereenkomst is een servicecontract voor meubilairrenovatie op projectbasis. De renovatie in deze overeenkomst bestaat voor een groot deel uit het repareren en vernieuwen van bestaand meubilair. Verder worden nieuwe meubels gemaakt van oude materialen. In de pilot wordt ook de hoeveelheid gecompenseerde CO2  gemeten. “De opdrachtnemers gebruiken een rekeninstrument, dat is beoordeeld en goedgekeurd door universiteiten. Dus als je bijvoorbeeld tien gerenoveerde meubels koopt, kun je uitrekenen hoeveel kilo CO2 er is bespaard.” Ook monitort de pilot de hoeveelheid materiaal die wordt hergebruikt. “Want hoewel we het over renovatie hebben, zijn sommige materialen zoals wielen nieuw,” zegt Lemmens. 

Voor de Vlaamse overheid bestaat er een interessante wisselwerking tussen de twee raamovereenkomsten. Nnof kan meubels verzamelen, opslaan, renoveren en verkopen die niet direct een tweede leven kunnen dienen, terwijl het systeem dat is ontwikkeld voor gebruikte en gerenoveerde meubels, juist de items kan leveren zodra die nodig zijn. “Het pilotproject is tot nu toe succesvol, maar het is natuurlijk een groeitraject. Ons doel is om de omzet elk jaar te verhogen.” 

Impact van pilotprojecten

Alle drie de pilotprojecten hebben als doel een verschil te maken op lokaal niveau en breder. Deze publieke organisaties geven het goede voorbeeld voor een duurzamere circulaire markt. Uiteindelijk zal circulair inkopen de impact op grondstoffen, energieverbruik, CO2-uitstoot en afvalproductie verminderen. Ook het delen van ervaringen en kennis zal de ontwikkeling van circulair inkopen stimuleren. 

Zelf aan de slag met circulair inkopen? 

Voor organisaties is er een algemene rangorde van stelregels die zij als leidraad kunnen aanhouden voor het circulair inkopen van meubels. 

• Bestaand meubilair zo lang mogelijk gebruiken; 
• Meubilair repareren en upgraden; 
• Herfabriceren/herontwerpen van meubels die niet kunnen worden gebruikt voor hun huidige doel; 
• Gebruikte meubels proberen te kopen; 
• Nieuw meubilair kopen dat circulair is geproduceerd. 

Ook voor organisaties die willen starten met circulair inkopen is de circulaire ambitiekaart een handig hulpmiddel. 

Geïnterviewden

Geïnterviewden 

Christian Tangene, adviseur in groene overheidsopdrachten bij het Noorse Agentschap voor openbaar en financieel beheer (DFØ). 

Carolina Vogel, Projectmanager Stadsbeheer bij Gemeente Groningen, projectleider van het pilotproject Gronings Goud bij de gemeente Groningen. 

Hendrik Jan Withag, beleidsmedewerker en adviseur Facility Management bij de gemeente Groningen. 

Alexander Lemmens, jurist bij het agentschap Facilitair Bedrijf (Vlaamse overheid) en adviseur aanbestedingsprocedure in het pilotproject Refurbished Office Furniture. 

Artikel van North Sea Region

Dit artikel is eerder verschenen op de website van North Sea Region. Bovenstaand artikel is een verkorte versie. Het artikel is ook in het Engels beschikbaar.