Circulair inkopen: van tablets tot kinderwagens
Steeds meer overheden zijn bezig met circulair inkopen. Circulair inkopen stimuleert de productie en (her)gebruik van circulaire producten en diensten en draagt daarmee bij aan doelen op het gebied van duurzaamheid en circulaire economie. Johan Rodenhuis, specialistisch adviseur duurzaamheid voor de categorie ICT Werkomgeving Rijk (IWR) bij het Nederlandse ministerie van Economische Zaken en Klimaat (EZK) en Caroline Hultstrand en Johanna Tunlid van de centrale inkoopafdeling van de Zweedse gemeente Malmö, delen hun ervaringen met het invoeren van circulair inkopen voor twee zeer verschillende soorten producten: ICT-apparatuur en kinderwagens.
Koploper
“De Nederlandse overheid wil zich positioneren als koploper op het gebied van duurzaamheid. Vandaar dat we ook duurzame ICT-producten willen inkopen, zoals telefoon en tablets”, vertelt Rodenhuis. Hij werkt samen met een team van zeven collega's en beschikt over een inkoopbudget van ongeveer 170 miljoen euro per jaar voor de hardwarebehoeften van overheidsmedewerkers en gebouwen. De stad Malmö heeft een inkoopbudget van 860 miljoen euro per jaar. De centrale inkoopafdeling koopt goederen, diensten en ICT in voor de gemeente. Twee van de producten waarop Hultstrand en Tunlid zich de laatste tijd hebben gericht, zijn kinderwagens en bussen voor peuterspeelzalen.
Wereldwijd samenwerken
Om circulair te kunnen inkopen, moeten de traditionele inkoopsystemen op de schop. Circulair inkopen vraagt om een stapsgewijze aanpak, betere samenwerking en informatie-uitwisseling met andere inkooporganisaties. Rodenhuis: “Ik ben ervan overtuigd dat dit tot meer duurzame oplossingen leidt. We proberen daarom veel kennis te delen met verschillende organisaties zowel binnen als buiten de overheid en de EU, want het is tenslotte een wereldmarkt. We moeten wereldwijd samenwerken, want we hebben wereldwijde toeleveringsketens, wereldwijde producenten en wereldwijde leveranciers.” De afdeling van Rodenhuis heeft werkgroepen opgezet binnen de overheid en met projecten als Interreg NSR ProCirc en ratingorganisaties als EcoVadis. Ook Tunlid neemt deel aan verschillende netwerken, deelt hun casus als voorbeeld en wisselt kennis uit met vakgenoten. Dit verlaagt de drempel voor andere organisaties om ook circulair in te kopen.
Stap voor stap
Malmö is nu zo'n zes jaar bezig met circulair inkopen. Dit gaat stap voor stap, omdat het circulair inkopen van een product als kinderwagens nieuw is. “Het is nieuw voor ons, maar ook voor onze leveranciers en onze klanten: de peuterspeelzalen”, zegt Tunlid. Onderhoud, renovatie en reparatie zijn aan het contract toegevoegd, om zo de levensduur van de kinderwagens te verlengen. “Je moet de procedures voor onderhoud en reparatie op orde hebben voordat het contract start. Dat betekent nauw samenwerken met je partners. Zo hebben we in het voortraject behalve de peuterspeelzaal ook de interne dienstenafdeling bij deze aanbesteding betrokken, om te kijken of zij het onderhoud van de bussen voor het vervoer van de kinderen konden verzorgen.”
Het centrale inkoopteam van de peuterspeelzalen is verantwoordelijk voor de uitvoering van het contract. De uitvoering en het contractbeheer zijn essentieel om de circulaire ambities in dit contract te realiseren. Als de onderhouds- en reparatiediensten immers niet goed functioneren, dan gaan producten niet langer mee. Om de uitvoer en het contactbeheer goed te laten verlopen, zijn er een paar zaken van belang. De leverancier en de peuterspeelzalen moeten de procedures jaarlijks opvolgen. Het inkoopproces is nieuw en duurt daarom wat langer dan normaal - het scheelt tijd als de inkoopmedewerker goed is ingevoerd in de circulaire economie. Ook een goede relatie met de leverancier helpt.
Hultstrand: “Omdat onze leveranciers weten dat we geïnteresseerd zijn in circulariteit, kunnen zij of hun toeleveranciers de vraag naar meer circulaire producten vergroten. Soms proberen we een nieuw product uit en zetten de leveranciers het proces voort als blijkt dat het werkt.” Ook beginnen sommige leveranciers hun bedrijfsmodellen aan te passen aan de nieuwe realiteit. Voor hen begint de economische stimulans te verschuiven van voornamelijk de verkoop van nieuwe producten naar de verkoop van reserveonderdelen en het verlenen van reparatiediensten. Dit alles heeft een domino-effect dat doorwerkt tot buiten de gemeente Malmö. Andere gemeenten hebben inmiddels interesse getoond in dit inkoopproces.
Uitdagingen
Circulair inkopen brengt uitdagingen met zich mee, bijvoorbeeld op het gebied van organisatie en communicatie. Voor Tunlid en Hultstrand was vooral duidelijke communicatie tussen verschillende afdelingen van de gemeente een punt van aandacht. “We moesten zorgen dat iedereen de nieuwe contracten en de bepalingen daarin zou begrijpen. Dat is best een opgave als je 28.000 medewerkers hebt, zoals onze gemeente”, zegt Hultstrand. “Niet iedereen zit dagelijks op het intranet. Dus hebben we ook aanvullende communicatieactiviteiten ondernomen. We schreven artikelen die we op LinkedIn publiceerden en hielden interviews met onze klanten en onze interne dienstenafdeling.”
Om de uitdagingen het hoofd te bieden is het volgens Rodenhuis van groot belang dat het hogere management deze werkwijze steunt én dat je klein begint. “Focus op pilotprojecten en schaal geleidelijk op om wezenlijke veranderingen mogelijk te maken”, aldus Rodenhuis. Het benadrukken van successen en achterhalen van best practices van andere organisaties helpt om momentum en draagvlak te creëren voor circulaire inkoop. Een belangrijke les die het team van Rodenhuis heeft geleerd, is dat het nemen van berekende risico's onderdeel is van het proces. Van mislukkingen kun je leren, zo kun je je strategie aanscherpen. Rodenhuis adviseert dat organisaties voldoende tijd incalculeren, aangezien het ontwikkelen van circulaire initiatieven en innovaties tijd en moeite kost. “Als je de tijd neemt om je plan uit te werken, leidt dit uiteindelijk tot hogere kwaliteitseisen en betere strategieën en gunningscriteria. Dit maakt de uitvoering en het beheer van de overeenkomst weer eenvoudiger.”
Geïnterviewden
Johan Rodenhuis (LinkedIn) is adviseur duurzaamheid bij categorie ICT Werkomgeving Rijk, bij het Ministerie van Economische Zaken en Klimaat.
Caroline Hultstrand is inkoopmedewerker bij de centrale inkoopafdeling van de stad Malmö.
Johanna Tunlid (LinkedIn) is duurzaamheidscoördinator bij de centrale inkoopafdeling van de stad Malmö.
Meer informatie
Casestudy Verlenging van de levensduur van kinderwagens voor kleuterscholen
Casestudy Duurzaamheidscriteria voor ICT-hardware op de werkplek
Artikel van North Sea Region
Dit artikel is eerder verschenen op de website va North Sea Region. Bovenstaand artikel is een verkorte versie. Het artikel is ook in het Engels beschikbaar.